Pia Bolander Olsen
Pia Bolander Olsen
Indehaver | Recruiter | Advokatsekretær | Juridisk sagsbehandler

Mere om digital online bistand

Er din virksomhed logistisk udfordret?

Oplever din virksomhed en ordretilgang, som overstiger arbejdsstyrken p.t., og er der ikke umiddelbart udsigt til, at sagsmængden aftager, går du sikkert med overvejelser om at ansætte yderligere advokatsekretærer?

Er dette imidlertid rent logistisk for nærværende uladsiggørligt f.eks. på grund af;

  • at virksomhedens domicil sætter en naturlig begrænsning/ stop for personaletilgang i form af for få kvadratmeter,
  • at virksomheden alene er i begyndelsen af de spæde overvejelser om udvidelse af staben,
  • eller er virksomheden beliggende i et område, hvor der er få ledige kvalificerede medarbejdere,

så kan PBO Juridisk Vikar & Rekruttering tilbyde en alternativ løsning.

Alternativet; “Din digitale online support- og sagsbehandler”

Jeg tilbyder fleksibelt vikariat med professionel, løsningsorienteret og akut hjælp til advokatvirksomheder. Jeg kan kontaktes fra dag til dag og påtager mig såvel de mindre akutopgaver, som de længerevarende opgaver. Der betales dog for minimum 6 timer i et vikariat.

Ovennævnte er enkelt og uden bureaukrati for advokatvirksomheden, da PBO Juridisk Vikar & Rekruttering udarbejder aftalegrundlaget til advokatfirmaets godkendelse og underskrift sammen med virksomhedens generelle forretningsbetingelser.

Der er ingen kontraktlig aftale mellem vikaren og advokatvirksomheden.

Aftalen indgås mellem advokatvirksomheden som “Brugervirksomhed” og PBO Juridisk Vikar & Rekruttering.

Vikaren har indgået ansættelseskontrakt med PBO Juridisk Vikar & Rekruttering, der fastlægger generelle rettigheder og pligter for den ansatte vikar.

PBO Juridisk Vikar & Rekruttering betaler løn, pension og alle øvrige pligtige sociale ydelser til undertegnede samt afregner skat.

✯ ✯ ✯

Det er en naturlig forudsætning, at vores samarbejde er baseret på gensidig tillid og respekt for arbejdsgange og virksomhedskultur i advokatvirksomheden.

Fremgangsmåde

Med ganske få praktiske manøvrer og foranstaltninger kan jeg tilbyde at logge på via fjernsystem – i dit eget system – og således arbejde i din virksomhed, men fra PBO Juridisk Vikar & Rekrutterings kontor.

De opgaver, der efter min vurdering bedst egner sig til denne type vikariat, er:

  • ekspedition af ejendomshandler, herunder tinglysningsekspeditioner m.v.
  • testamenter, ægtepagter, samejeoverenskomster m.v. – enten i udkastform eller efter diktat
  • diktat i alle typer sager
  • erstatningsret – udarbejdelse af udkast til indlæg m.v.
  • dødsbobehandling – udarbejdelse af åbningsstatus, boopgørelse, tinglysning af skifteretsattest m.v.

En digital online advokatsekretær på vikarbasis adskiller sig ikke fra det vikariat, der ville have været iværksat på virksomhedsadressen:

  • Advokatfirmaet har fortsat ledelsesbeføjelsen
  • Vikaren har fortsat en fast referenceperson i advokatvirksomheden
  • Vikaren er fortsat omfattet af tavshedspligten, hvilken erklæring om tavshedspligt vikaren har underskrevet i ansættelseskontrakt med PBO Juridisk Vikar & Rekruttering
  • Vikaren er ansættelsesretligt stillet som om, vikaren fysisk befinder sig i virksomheden

Kombination mellem digital vikar og fysisk vikar

Det kan særskilt aftales, såfremt advokatvirksomheden måtte ønske det, at der aftales en eller to faste arbejdsdage, hvor vikaren fysisk befinder sig i advokatvirksomheden.

Det kan være en fordel for de virksomheder, hvor ikke al korrespondance er digitaliseret, journaliseret og/eller indscannet på sagerne, og hvor det således kan være nødvendigt med udveksling af fysiske sager.

Dette forhold drøftes og medtages i aftalen mellem PBO Juridisk Vikar ApS og advokatvirksomheden.

Fordelene ved løsningsorienteret digital vikarbistand

Fordelene for advokatvirksomheden, der står overfor et praktisk, økonomisk og logistisk dilemma er følgende:

HR- og ledelsesovervejelser

  • eventuelle overvejelser om yderligere ansættelse af personale kan med rettidig omhu udskydes
  • advokatvirksomheden kan med fordel vurdere, om der reelt er et behov for yderligere ansættelse, eller om løsningen evt. kunne være at antage kvalificeret vikarbistand i de perioder, hvor der er spidsbelastninger
  • advokatvirksomheden kan danne sig et realistisk cost/benefit indblik i, hvorvidt der er økonomisk gevinst forbundet med hhv. kortvarige effektive vikariater ctr. fastansættelse – altså om tidspunktet er kommet til at udvide den faste stab

En midlertidig ansættelse af kvalificeret vikarbistand inden for en lang række juridiske områder giver herudover advokatvirksomheden frihed og tid til at udvikle virksomheden,

  • herunder efteruddanne
  • aflaste
  • eller midlertidigt udvide den eksisterende stab

og det uden, at tiltagene er ensbetydende med et flaskehalsproblem rent produktionsmæssigt og heraf afledt årsag til bl.a. dårligt psykisk arbejdsmiljø, stress og øget sygefravær.

Ledelsesbeføjelsens overblik, adgang til juridisk overvågning samt systemhåndtering – ”Din digitale sagsbehandler”

  • advokatvirksomheden kan via eget system “holde øje med”, at sagsbehandlingen af vikaren udføres forsvarligt, rettidigt og kvalificeret
  • advokatvirksomheden kan følge med i sagerne via den digitale sagsmappe, systemets fremnoteringssystem, time-/ sagsregistreringen, log-on tidspunkter, fristopfølgninger, vikarens opfølgning på tilgået mailkorrespondance m.v. fuldstændig, som sad vikaren fysisk i advokatvirksomheden
  • klienter og sagens parter modtager korrespondance afsendt fra advokatvirksomhedens mail og med advokatvirksomhedens logo og brevskabelon m.v. således, at der ikke opstår forvirring og tvivlsspørgsmål hos klienten eller øvrige modtagere
  • vikaren modtager og besvarer kvalificeret alle telefoniske henvendelser i de sager, det er overladt til vikaren at varetage i vikariatet. Opkaldene omstilles via receptionen eller de øvrige kollegaer til vikarens eget telefonnummer, og således frigøres der flere ressourcer til de kollegaer, der befinder sig fysisk i advokatvirksomheden

Praktiske manøvrer og foranstaltninger ved korte akutvikariater af x-antal timer

Med ganske få praktiske manøvrer udført af advokatvirksomhedens administrator eller IT-medarbejder kan vikaren være online fra time til time, hvilket er særligt praktisk i de vikariatansættelser, der drejer sig om engangsydelse af x-antal timer.

Ønskes længerevarende vikariater, kræves det, at vikaren oprettes som bruger i systemet, hvilket administrator eller IT-medarbejder kan løse inden for typisk timer til få dage afhængig af udbyder af IT-systemet.

Såfremt advokatvirksomheden bruger Advosys, er oplæring og sparring omkring systemet unødvendig. Bruger advokatvirksomheden andet anerkendt IT-system, er det min vurdering, at den første dags vikariat bør foregå i virksomheden med adgang til erfaren kollega for sparring eller subsidiært, at der tilknyttes “telefonmakker”, indtil vikaren er bekendt med systemets mest gængse funktioner. Dette spørgsmål drøftes ved indgåelse af aftale.

Praktiske manøvrer og foranstaltninger ved længerevarende vikariater eller faste intervalvikariater

  • Administrator eller IT-medarbejder i advokatvirksomheden skal kontakte virksomhedens IT-udbyder og få oprettet brugeradgang til vikaren fuldstændig som om, vikaren var en sædvanlig fastansat
  • Administrator eller IT-medarbejder i advokatvirksomheden skal indhente sædvanlig medarbejder NemId og digital signatur fuldstændig som om, vikaren var en af de sædvanlige fastansatte. Dette alene med henblik på tinglysningsekspeditioner
  • Receptionisten i advokatvirksomheden skal orienteres om, at der i tidsrummet, hvor der er aftalt vikarbistand, fx 09:00-15:00 i 14 dage, skal være telefonomstilling til vikarens telefon således, at vikaren selvstændigt kan ekspedere i sagerne, herunder tage hånd om fx klienter, mæglere, øvrige advokater og parter m.v., såfremt det er en aftalt forudsætning i den indgåede kontrakt mellem advokatvirksomheden og PBO Juridisk Vikar- og Rekrutteringsservice
  • Diktafonsystem (fx Transcription Module Olympus) eller andre stilles til rådighed for vikaren af advokatvirksomheden. Alternativt kan fremsendes lydfiler via Wetransfer.com eller lignende udbyder

Hvorfor vælge online bistand?

Fordelene ved løsningsorienteret digital vikarbistand:

  • HR- og ledelsesovervejelser om yderligere ansættelse af personale kan med rettidig omhu udskydes
  • advokatvirksomheden kan med fordel vurdere, om der reelt er et behov for yderligere ansættelse, eller om løsningen evt. kunne være at antage kvalificeret vikarbistand i de perioder, hvor der er spidsbelastninger
  • advokatvirksomheden kan danne sig et realistisk cost/benefit indblik i, hvorvidt der er økonomisk gevinst forbundet med hhv. kortvarige effektive vikariater ctr. fastansættelse – altså om tidspunktet er kommet til at udvide den faste stab
  • en midlertidig ansættelse af kvalificeret vikarbistand indenfor en lang række juridiske områder giver herudover advokatvirksomheden frihed og tid til at udvikle virksomheden, herunder efteruddanne, aflaste eller midlertidigt udvide den eksisterende stab

Vilkår og betingelser for din digitale advokatsekretær:

  • Advokatfirmaet har fortsat ledelsesbeføjelsen
  • Vikaren har fortsat en fast referenceperson i advokatvirksomheden
  • Vikaren er fortsat omfattet af tavshedspligten, hvilken erklæring om tavshedspligt vikaren har underskrevet i ansættelseskontrakt med PBO Juridisk Vikar og Rekrutteringsservice ApS, jf. nærmere fanen: “Forretningsbetingelser “
  • Vikaren er ansættelsesretligt stillet som om, vikaren fysisk befinder sig i virksomheden

Egnede opgaver til digital bistand:

  • ekspedition af ejendomshandler, herunder tinglysningsekspeditioner m.v.
  • testamenter, ægtepagter, samejeoverenskomster m.v. – enten i udkastform eller efter diktat
  • diktat i alle typer sager
  • erstatningsret – udarbejdelse af udkast til indlæg m.v.
  • dødsbobehandling – udarbejdelse af åbningsstatus, boopgørelse, tinglysning af skifteretsattest m.v.

Vi aflaster advokatvirksomheder i travle perioder!

Fast ejendom ✯ Personskaderet ✯ Dødsbobehandling

Kontakt PBO Juridisk Vikar & Rekruttering